リモートワークやテレワークが広まる中、サテライトオフィスに対する関心が高まっています。
企業にとって成長のカギを握るのが、アフターコロナを見据えた新たな戦略でしょう。
サテライトオフィスの利用用途、また注意点なども含めて解説していきます。
サテライトオフィスとは？
サテライトオフィスとは、企業の本拠地とは別の場所に設置されるオフィスのことです。
サテライトは「satellite（衛星）」という意味。
現在はコロナウイルスの影響もあり、事業所縮小の動きから、サテライトオフィスのニーズが高まっています。
規模としては小さめですが、本社や支社、支店と同じような役割を担っています。
サテライトオフィスの種類
都市型サテライトオフィス
都市に置くサテライトオフィスのこと。
主に新規事業の立ち上げや、営業の拠点、地方の企業が都市に進出する拠点などに使われます。
これにより、小規模からの事業開始や、社員の通勤時間短縮、地方企業の業務拡大を見込めます。
郊外型サテライトオフィス
郊外に設置するタイプのサテライトオフィス。
良好なワークライフバランスを実現するため、従業員の働く環境を整えるために整備する企業が多い。
地方型サテライトオフィス
都市部に本社がある企業が、郊外にサテライトオフィスを設置するもの。
地方自治体が誘致を行ってる事例もあります。
これにより、郊外の雇用の促進が見込めます。
共同サテライトオフィス
複数社で同一のスペースを共同で使うサテライトオフィス。
シェアオフィスやコワーキングスペースも、共同サテライトオフィスに近い環境です。
サテライトオフィスの役割
サテライトオフィス勤務はテレワークの一種で、在宅勤務やモバイルワークと並ぶ形態です。
そのため、数人が働けるようなスペースと通信環境があれば、業務を遂行できることが特徴です。
働くひとの様々なニーズに応えることが、企業の課題です。
育児や介護との両立、勤務時間の柔軟化、通勤時間の短縮などが、サテライトオフィスの役割でしょう。
サテライトオフィスの仕組み
支店の場合は法務局に提出する商業登記に「支店名と住所」の記載が義務付けられていますが、サテライトオフィスの場合は商業登記義務はありません。
サテライトオフィスは、従業員が自由に働ける場所の選択肢を増やすことを目的とし、業務効率化を目指したものです。
メリット・デメリット
サテライトオフィスのメリット
人材確保
環境を整えることにより、より多岐に渡る人材を確保することができます。
生産性向上
本社へ出社せず業務完結することで、生産性が上がります。
コスト削減
新たに支社や営業所を設置するよりも低コストでの運営が可能。
従業員の交通費も削減できます。
リスク対策
災害時などのリスク分散ができます。
サテライトオフィスのデメリット
本社との意思疎通が減る
本社に出社しなくなると、コミュニケーション不足による業務のズレが発生する
セキュリティ面
サテライトオフィスが増えるにつれて、情報管理を徹底しないと漏洩のリスクが増える
自己管理
業務や時間に対する自己管理がおろそかになりやすい
サテライトオフィス導入にあたって
導入コスト
サテライトオフィスを導入するにあたって、費用が発生することは明確ですが、どのくらいの初期投資が必要なのでしょう？
もちろん都市部と地方では家賃部分の費用が大幅に違うので一概に言えませんが、最低で50万から100万程度必要です。
パソコンやデスク類はもともと使っていたものを利用する場合、契約のサテライトオフィスに既にWi-Fi契約がある場合、無料のコミュニケーションツールや勤怠ツールを使う場合は、もう少し費用を抑えられるかもしれません。
逆に大規模なサテライトオフィスを設置する場合は1000万円ほどの予算が必要となってきます。
通勤にかかる費用の削減、テレワークにおける生産性向上において、費用対効果があるようであれば導入を考えてもよさそうです。
下記に導入にかかる備品等の一例をまとめました。
- 賃貸費用
- パソコン端末
- デスク・オフィスチェア
- 情報通信機器
- 通信費用
- 事務用品
- 鍵付きロッカー
- コミュニケーションツール
- セキュリティ対策ツール
- 勤怠管理ツール
- 水道・光熱費
導入の注意点
デメリットでも紹介していますが、サテライトオフィスの場合、本社の社員とのコミュニケーションが難しくなります。
円滑にマネジメントを行うには、サテライトオフィス導入と一緒にWEB会議ツールや、チャットツール、勤怠管理システムなどの導入も忘れないようにしましょう。
また、セキュリティ面でも本社や支社とは違った取り組みが必要です。
民間のレンタルオフィス等では、同じ建物に様々な会社の人が出入りすることとなり、情報漏えいのリスクが高まります。
機密情報の取り扱いルールを予め決めておくことや、WEB会議での会話が外部に聞こえないよう注意を払うことも大切となってきます。
まとめ
サテライトオフィスを設置する企業は今後さらに増えていくでしょう。
先見の目を持って早めに行動できる企業が生き残ってく時代です。
働き手もより自由な選択ができるようになりつつあるので、サテライトオフィス導入は、優秀な人材確保に一役買ってくれるでしょう。
